എക്സൽ 2003 ലെ ഡാറ്റാ പട്ടിക എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാം

08 ൽ 01

എക്സൽ ഡാറ്റ മാനേജ്മെന്റ്

ചില സമയങ്ങളിൽ, നമുക്ക് വിവരങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ഫോൺ നമ്പറുകളുടെ ഒരു വ്യക്തിഗത പട്ടികയായിരിക്കാം, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ അല്ലെങ്കിൽ ടീമിലെ അംഗങ്ങളുടെ ഒരു സമ്പർക്ക ലിസ്റ്റ് അല്ലെങ്കിൽ നാണയങ്ങൾ, കാർഡുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പുസ്തകങ്ങളുടെ ഒരു ശേഖരം.

നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയെല്ലാം എക്സൽ പോലുള്ള ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് സംഭരിക്കാൻ പറ്റിയ ഒരു സ്ഥലമാണ്. ഡാറ്റ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും നിങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ നിർദിഷ്ട വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതിനും സഹായിക്കുന്നതിന് ഇത് Excel നിർമ്മിച്ചു. കൂടാതെ, നൂറുകണക്കിന് നിരകളും ആയിരക്കണക്കിന് വരികളും ഉള്ള ഒരു എക്സൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ഒരു വലിയ അളവിലുള്ള ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാനാകും .

Microsoft Access പോലുള്ള ഒരു സമ്പൂർണ ഡാറ്റാബേസ് പ്രോഗ്രാമിനെ അപേക്ഷിച്ച് Excel വളരെ ലളിതമാണ്. സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ഡാറ്റ എളുപ്പത്തിൽ നൽകാൻ കഴിയും, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് തിരയാനുള്ള മൗസിന്റെ ഏതാനും ക്ലിക്കുകളിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് കണ്ടെത്താനാകും.

08 of 02

ടേബിളുകളും ലിസ്റ്റുകളും ഉണ്ടാക്കുന്നു

Excel ൽ ഡാറ്റ സംഭരിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാന ഫോർമാറ്റ് ഒരു പട്ടികയാണ്. ഒരു പട്ടികയിൽ, ഡാറ്റ വരികളിലാണ് നൽകിയിരിക്കുന്നത്. ഓരോ വരിയും റെക്കോർഡ് ആയി അറിയപ്പെടുന്നു.

ഒരു പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കപ്പെട്ടാൽ, നിർദിഷ്ട വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതിന് തിരയലുകൾ, തിരച്ചിൽ ചെയ്യൽ, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാനായി Excel ൻറെ ഡാറ്റാ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയും.

Excel ൽ ഈ ഡാറ്റ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാനാവുന്ന നിരവധി മാർഗങ്ങളുണ്ട്, പക്ഷെ അത് ചെയ്യാനുള്ള എളുപ്പമാർഗ്ഗം, ഒരു പട്ടികയിലെ ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് എന്താണെന്ന് അറിയാൻ കഴിയും.

08-ൽ 03

ശരിയായി ഡാറ്റാ പ്രവേശിക്കുന്നു

ഒരു പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നതിലെ ആദ്യപടിയാണ് ഡാറ്റ നൽകുക എന്നതാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോൾ, അത് ശരിയായി നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.

ഡാറ്റ മാനേജ്മെന്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിരവധി പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഉറവിടം തെറ്റായ ഡാറ്റാ എൻട്രി മൂലം ഉണ്ടാകുന്ന ഡാറ്റ പിശകുകൾ. തുടക്കത്തിൽ ഡാറ്റ ശരിയായി നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഫലങ്ങൾ തിരികെ നൽകാനുള്ള പ്രോഗ്രാം കൂടുതൽ സാധ്യതയുണ്ട്.

04-ൽ 08

വരികൾ റെക്കോർഡ് ആകുന്നു

സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ ഡാറ്റയുടെ വരികൾ രേഖകൾ എന്ന് അറിയപ്പെടുന്നു. റെക്കോർഡുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ഈ മാർഗ്ഗരേഖകൾ ഓർമ്മയിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു:

• പട്ടികയിൽ ശൂന്യമായ വരികളൊന്നും സൃഷ്ടിക്കാതിരിക്കുക, തലക്കെട്ടുകളും ഡാറ്റയുടെ ആദ്യ വരിയും തമ്മിലല്ല.
  
• ഒരു രേഖയിൽ ഒരു പ്രത്യേക ഇനം മാത്രമേ ഡാറ്റ രേഖപ്പെടുത്താൻ കഴിയൂ.
  
• ആ റെക്കോർഡിലെ പട്ടികയിലെ എല്ലാ ഡാറ്റയും ഒരു രേഖയിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഒന്നിലധികം വരിയിൽ ഒരു ഇനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടാവില്ല.
  
• ഒരു ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കാൻ, ഡാറ്റയുടെ പട്ടികയിൽ കുറഞ്ഞത് രണ്ട് ഡാറ്റ രേഖകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

08 of 05

കോളങ്ങൾ ഫീൽഡുകളാണ്

പട്ടികയിലെ വരികൾ റെക്കോർഡ്സ് ആയി രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, നിരകൾ ഫീൽഡ് എന്നറിയപ്പെടുന്നു. ഓരോ നിരയ്ക്കും ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ തിരിച്ചറിയുന്നതിന് ഒരു ശീർഷകം ആവശ്യമാണ്. ഈ തലക്കെട്ടുകൾ ഫീൽഡ് പേരുകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

• ഓരോ രേഖയ്ക്കുമായുള്ള ഡാറ്റ ഒരേ അനുപാതത്തിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഫീൽഡ് പേരുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
  
• ഒരു നിരയിലെ എല്ലാ ഡാറ്റയും ഒരേ ഫോർമാറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക. സംഖ്യകളായി അക്കങ്ങൾ (10 അല്ലെങ്കിൽ 20 പോലെയുള്ളവ) നൽകുന്നതിന് ആരംഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ. വഴിയിലൂടെ മാറ്റം വരുത്തരുത്, ഒപ്പം സംഖ്യകളെ നമ്പറുകളിലേക്ക് (10 അല്ലെങ്കിൽ ഇരുപതുവരെ) പ്രവേശിക്കരുത്. സ്ഥിരതയുള്ളവരായിരിക്കുക.
  
• പട്ടികയിൽ ശൂന്യ നിരകളൊന്നും വയ്ക്കരുത്.
  
• ഒരു ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കാൻ, ഒരു പട്ടികയിൽ കുറഞ്ഞത് രണ്ട് കോളങ്ങൾ വീതിയുള്ളതായിരിക്കണം.

08 of 06

പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നു

ഡാറ്റാ പട്ടികയിലേക്ക് നൽകിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അത് ഒരു ലിസ്റ്റിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യാനാകും. അങ്ങനെ ചെയ്യാൻ:

1. പട്ടികയിലെ ഏതെങ്കിലും സെൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
   
2. പട്ടിക തിരഞ്ഞെടുക്കുക > തയ്യാറാക്കുക പട്ടിക ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറക്കുന്നതിന് മെനുവിൽ നിന്നും പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുക .
   
3. പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെടുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണി ഡയലോഗ് ബോക്സ് കാണിക്കുന്നു. പട്ടിക ശരിയായി തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, സാധാരണ ശ്രേണി എക്സൽ സാധാരണ തിരഞ്ഞെടുക്കും.
   
4. റേഞ്ച് സെലക്ഷൻ ശരിയാണെങ്കിൽ, ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക.

08-ൽ 07

പട്ടിക ശ്രേണി തെറ്റാണെങ്കിൽ

ചില അവസരങ്ങളിൽ, സൃഷ്ടിക്കുക പട്ടിക ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന ശ്രേണി തെറ്റാണ് എങ്കിൽ, പട്ടികയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണിയെ വീണ്ടും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

അങ്ങനെ ചെയ്യാൻ:

1. പ്രവർത്തിഫലകത്തിലേക്ക് തിരികെ പോകാൻ തയ്യാറാക്കുക ഡയലോഗ് ബോക്സിലെ തിരിച്ചുള്ള ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
   
2. തയ്യാറാക്കുക പട്ടിക ഡയലോഗ് ബോക്സ് ഒരു ചെറിയ ബോക്സിലേക്ക് ചുരുക്കുന്നു, നിലവിലുള്ള കാൽവെയ്റ്റുകളിൽ, നിലവിലെ സെല്ലുകളുടെ സെല്ലുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
   
3. ശരിയായ സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിന് മൗസ് ഉപയോഗിച്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
   
4. സാധാരണ വലുപ്പത്തിലേക്ക് മടങ്ങാൻ ചെറിയ സൃഷ്ടിക്കുക പട്ടിക ഡയലോഗ് ബോക്സിലെ മടങ്ങുക ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
   
5. പട്ടിക പൂർത്തിയാക്കാൻ ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക.

08 ൽ 08

പട്ടിക

ഒരിക്കൽ സൃഷ്ടിച്ചു,

• പട്ടികയിൽ ഒരു ഇരുണ്ട അതിർത്തി ഉണ്ടാകും.
  
• ഓരോ ഫീൽഡ് നാമത്തിനുമുകളിലുള്ള ഡ്രോപ്പ് ഡ്രോപ്പ് ഡൗൺ ഡൗൺ ഡ്രോപ് ചെയ്യുമ്പോൾ താഴേക്കുള്ള പോയിന്റുകൾ കാണാം.
  
• മെയിലിനു താഴെയുള്ള മെയിലുകളിൽ ഏതെങ്കിലുമൊരു ഫീൽഡ് പേരുകളുടെ ലിസ്റ്റ് ക്രമീകരിക്കാനും ചില മാനദണ്ഡങ്ങൾ പൊരുത്തപ്പെടുന്ന രേഖകളുടെ പട്ടികയിൽ തിരയാനും ഉള്ള ഓപ്ഷനുകളുണ്ട്.
  
• ഒരു ആസ്ട്രിസ്ക് അടങ്ങുന്ന ശൂന്യമായ വരി പട്ടികയുടെ താഴെ ചേർക്കുന്നു. പുതിയ വരി ഉപയോഗിച്ച് കൂടുതൽ ഡാറ്റ ചേർക്കാവുന്നതാണ്.