ഡാറ്റ പ്രവേശിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോമിലുള്ള എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുന്നത് എക്സൽ ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് ഡാറ്റാ പ്രവേശിക്കുന്നതിനുള്ള വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും ആണ്.
ഫോം ഉപയോഗിക്കുന്നത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു:
- ഒരു പുതിയ ഡാറ്റാബേസ് പട്ടിക ആരംഭിക്കുകയോ നിലവിലുള്ളൊരൊന്ന് പുതിയ റെക്കോർഡുകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുകയോ ചെയ്യുക
- ഡാറ്റ റെക്കോർഡുകൾ ഒരു സമയം ഒരെണ്ണം കൂടി സ്ക്രോൾ ചെയ്യുക
- നിർദിഷ്ട വിവരങ്ങൾ അടങ്ങുന്ന രേഖകൾക്കായി തിരയുക
- ആവശ്യമുള്ള വ്യക്തിഗത രേഖകൾ എഡിറ്റുചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കുക
ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിനായി ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം ഐക്കൺ ചേർക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം എന്നത് Excel- ന്റെ അന്തർനിർമ്മിത ഡാറ്റാ ഉപകരണങ്ങളിൽ ഒന്നാണ്. നിങ്ങളുടെ ഡേറ്റാബേസിൽ ഉപയോഗിയ്ക്കുന്നതിനുള്ള കോളം തലക്കെട്ടുകൾ നൽകണമെങ്കിൽ, ആവശ്യമുള്ളവ ഫോർമാറ്റ് ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുടർന്ന് വിശ്രമത്തിൽ എക്സൽ പ്രവർത്തിക്കും.
എന്നിരുന്നാലും കാര്യങ്ങൾ കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമാക്കുന്നതിനായി, Excel 2007 മുതൽ, റിബണിൽ ഫോം ഐക്കൺ ഉൾപ്പെടുത്തരുതെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുത്തു.
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള ആദ്യ പടി ക്വിക്ക് ആക്സസ് ടൂൾബാറിനൊപ്പം ഫോം ഐക്കൺ ചേർക്കുന്നതിനാണ് അത് ഉപയോഗിക്കുവാൻ കഴിയുന്നത്.
ഇത് ഒറ്റത്തവണ ഓപ്പറേഷൻ ആണ്. ചേർത്തുകഴിഞ്ഞാൽ, ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിൽ ഫോം ഐക്കൺ ലഭ്യമാണ്.
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം ബട്ടൺ കണ്ടെത്തുന്നു
Excel- ൽ പതിവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സവിശേഷതകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന കുറുക്കുവഴികൾ സംഭരിക്കാൻ ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാർ ഉപയോഗിക്കുന്നു. റിബണിൽ ലഭ്യമല്ലാത്ത Excel സവിശേഷതകളിലേക്ക് കുറുക്കുവഴികൾ ചേർക്കാൻ കഴിയുന്നതും ഇതാണ്.
ഈ സവിശേഷതകളിൽ ഒന്ന് ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോമാണ്.
ഒരു Excel ഡാറ്റാബേസ് പട്ടികയിലേക്ക് ഡാറ്റ ചേർക്കാൻ വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലുമുള്ള ഡാറ്റ ഫോമാണ്.
എന്നിരുന്നാലും, ചില കാരണങ്ങളാൽ, Excel 2007 മുതൽ തുടങ്ങുന്ന റിബണിൽ ടാബുകളിൽ ഒന്നിൽ ഫോം ചേർക്കരുതെന്ന് Microsoft തിരഞ്ഞെടുത്തു.
ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിനായി ഫോം ഐക്കൺ എങ്ങനെ ചേർക്കണം എന്ന് കാണിക്കുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ ചുവടെയുണ്ട്.
ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിനായി ഡാറ്റ ഫോം ചേർക്കുക
- ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ മെനു തുറക്കുന്നതിന് ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിന്റെ അവസാനത്തിൽ താഴേക്കുള്ള അമ്പടയാളത്തിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാർ ഡയലോഗ് ബോക്സ് ഇച്ഛാനുസൃതമാക്കുക തുറക്കുന്നതിന് ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും കൂടുതൽ കമാൻഡുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഡ്രോപ് ഡൌൺ മെനു തുറക്കാൻ വരിയിൽ നിന്നും തിരഞ്ഞെടുക്കുക കമാൻഡുകളുടെ അവസാനത്തിൽ താഴേക്കുള്ള അമ്പടയാളം ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ഇടത്തു വശത്തുള്ള പെയിനിൽ Excel 2007 ൽ ലഭ്യമായ എല്ലാ കമാൻഡുകളും കാണാൻ ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും എല്ലാ കമാൻഡുകളും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഫോം കമാൻഡ് കണ്ടെത്തുന്നതിന് ഈ അക്ഷരങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് സ്ക്രോൾ ചെയ്യുക.
- ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിനായി ഫോം കമാൻഡ് ചേർക്കാൻ ആജ്ഞകൾ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാറിനായി ഫോം ബട്ടൺ ഇപ്പോൾ ചേർക്കണം.
ഡാറ്റാബേസ് ഫീൾ നാമങ്ങൾ ചേർക്കുന്നു
മുമ്പ് സൂചിപ്പിച്ചപോലെ, എക്സറ്റിലെ ഡാറ്റ എൻട്രി ഫോം ഉപയോഗിക്കാൻ നമ്മൾ ചെയ്യേണ്ടത്, നമ്മുടെ ഡാറ്റാബേസിൽ ഉപയോഗിക്കാനുള്ള നിര തലക്കെട്ടുകളോ ഫീൽഡുകളോ നൽകുകയാണ്.
ഫീൽഡിലെ ഫീൽഡ് പേരുകൾ ചേർക്കുന്നതിനുള്ള എളുപ്പവഴി നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഷീറ്റിലെ സെല്ലുകളിൽ ടൈപ്പുചെയ്യലാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ഫോം 32 ഫീൽഡ് പേരുകൾ വരെ ഉൾപ്പെടുത്താം.
E1 ൽ നിന്ന് സെല്ലുകളെ A1 ആയി താഴെ പറയുന്ന തലക്കെട്ടുകൾ നൽകുക:
StudentID
പേരിന്റെ അവസാന ഭാഗം
പ്രാരംഭ
പ്രായം
പ്രോഗ്രാം
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം തുറക്കുന്നു
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോം തുറക്കുന്നു
- അത് സജീവ സെല്ലായി മാറ്റുന്നതിന് സെല്ലിലെ A2 ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- പേജ് 2 ലെ ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാർക്ക് ചേർക്കപ്പെട്ട ഫോം ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ഫോം ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നത്, ഫോമിലേക്ക് ഹെഡിംഗ്സ് ചേർക്കുന്നതിനോടൊപ്പം നിരവധി ഓപ്ഷനുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന Excel ൽ നിന്നുള്ള ഒരു സന്ദേശ ബോക്സ് കൊണ്ടുവരുവാൻ സഹായിക്കും.
- നമ്മൾ ഇപ്പോൾ തന്നെ ഫീൽഡിൽ പേരുകൾ ടൈപ്പ് ചെയ്തിട്ടുള്ളതിനാൽ ഞങ്ങൾ ഹെഡിംഗ്ങ്ങായി ഉപയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്, അതെല്ലാം ചെയ്യേണ്ടത് സന്ദേശം ബോക്സിൽ ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക .
- എല്ലാ ഫീൽഡ് പേരുകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഫോം സ്ക്രീനിൽ ദൃശ്യമാകും.
ഫോം ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു
ഫോം ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു
ഡേറ്റാ ഹെഡിംഗ്സ് ഡേറ്റാബേസിലേക്ക് ചേർക്കുന്നതിനുള്ള രേഖയിലേക്ക് ചേർത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഫോം ഫീൽഡുകളിലേക്ക് കൃത്യമായ ക്രമത്തിൽ ഡാറ്റാ ടൈപ്പുചെയ്യുന്നത് ഒരു വിഷയമാണ്.
ഉദാഹരണ റെക്കോർഡുകൾ
ശരിയായ തലക്കെട്ടുകളുടെ അടുത്തുള്ള ഫോം ഫീൽഡുകളിലേക്ക് ഡാറ്റ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെ ഡാറ്റാബേസിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന രേഖകൾ ചേർക്കുക. രണ്ടാം റെക്കോഡിനുള്ള ഫീൽഡുകൾ ക്ലിയർ ചെയ്യാനായി ആദ്യ റെക്കോഡിൽ പ്രവേശിച്ചതിന് ശേഷം പുതിയ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
StudentID : SA267-567
പേരിന്റെ അവസാനഭാഗം : ജോൺസ്
പ്രാരംഭം : B.
പ്രായം : 21
പ്രോഗ്രാം : ഭാഷകൾ
StudentID : SA267-211
പേരിന്റെ അവസാനഭാഗം : വില്യംസ്
പ്രാരംഭം : J.
പ്രായം : 19
പ്രോഗ്രാം : ശാസ്ത്രം
നുറുങ്ങ്: വിദ്യാർത്ഥി ഐഡി നമ്പറുകൾ (ഡാഷ് വ്യത്യസ്തമായ ശേഷം മാത്രം അക്കങ്ങൾ മാത്രം) പോലെയുള്ള ഡാറ്റ നൽകുമ്പോൾ ഡാറ്റാ പകർപ്പ് വേഗത്തിലാക്കാനും ലളിതമാക്കാനും കോപ്പി ഉപയോഗിക്കുകയും പേസ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുക.
ബാക്കിയുള്ള രേഖകൾ ട്യൂട്ടോറിയൽ ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് ചേർക്കുന്നതിന് ഫോമുകൾ ഉപയോഗിക്കുക A4 മുതൽ E11 വരെയുള്ള സെല്ലുകളിൽ മുകളിലുള്ള ചിത്രത്തിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന ശേഷിക്കുന്നു.
ഫോം ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു (കോണ്റ്റ്)
ബാക്കിയുള്ള രേഖകൾ ട്യൂട്ടോറിയൽ ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് ചേർക്കുന്നതിന് ഫോമിലേക്ക് ഇമേജിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന ശേഷിക്കുന്ന ഇലകൾ E4 മുതൽ E11 വരെയാണ്.
ഫോം ഡാറ്റ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ച്
ഒരു ഡാറ്റാബേസിലെ ഒരു വലിയ പ്രശ്നം ഡാറ്റയുടെ സമഗ്രത നിലനിർത്തുന്നു, കാരണം ഫയൽ വലുപ്പത്തിൽ വളരുന്നു. ഇത് ആവശ്യമാണ്:
- ഡാറ്റ പിശകുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിഗത റെക്കോർഡുകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.
- കാലഹരണപ്പെട്ടതോ തനിപ്പകർപ്പായതോ ആയ രേഖകൾ ഇല്ലാതാക്കുന്നു.
ഡാറ്റാ എൻട്രി ഫോമിൽ വലത് വശത്ത് നിരവധി ടൂളുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, ഇത് ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് രേഖകൾ കണ്ടെത്താനും ശരിയാക്കാനും ഇല്ലാതാക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.
ഈ ഉപകരണങ്ങൾ ഇതാണ്:
- മുമ്പുള്ള കണ്ടെത്തുക കണ്ടെത്തുകയും അടുത്ത ബട്ടണുകൾ കണ്ടെത്തുകയും ചെയ്യുക - ഇവ നിങ്ങളെ ഒരു സമയം ഡാറ്റാബേസിൽ ഒരു റിക്കോർഡിലൂടെ മുന്നോട്ട് പിന്നോട്ട് മുകളിലേക്ക് സ്ക്രോൾ ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കും.
- ഇല്ലാതാക്കുക ബട്ടൺ - ഇത് ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് രേഖകൾ ഇല്ലാതാക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
- പുനഃസ്ഥാപിക്കുക ബട്ടൺ - എഡിറ്റുചെയ്യുന്ന ഒരു റെക്കോർഡിലേക്ക് മാറ്റങ്ങൾ പൂർവാവസ്ഥയിലാക്കാൻ ഈ ബട്ടൺ ഉപയോഗിക്കാം. ഇടയ്ക്കിടെ നാം തെറ്റായ മാറ്റങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു അല്ലെങ്കിൽ തെറ്റായ റെക്കോർഡ് തിരുത്തിയെഴുതുന്നു. അങ്ങനെയെങ്കിൽ, ആ മാറ്റങ്ങൾ പഴയപടിയാക്കാൻ വീണ്ടെടുക്കൽ ബട്ടൺ ഉപയോഗിക്കാം.
- കുറിപ്പ്: ഫോമിൽ ഒരു റെക്കോർഡ് ഉള്ളിടത്തോളം കാലം വീണ്ടെടുക്കൽ ബട്ടൺ മാത്രമേ പ്രവർത്തിക്കൂ. നിങ്ങൾ മറ്റൊരു റെക്കോർഡ് ആക്സസ് ചെയ്തുകഴിയുമ്പോൾ അല്ലെങ്കിൽ ഫോം അടയ്ക്കുക, വീണ്ടെടുക്കൽ ബട്ടൺ നിഷ്ക്രിയമായിത്തീരും.
- പ്രത്യേക മാനദണ്ഡങ്ങൾ അടിസ്ഥാനമാക്കി രേഖകൾക്കായി ഡാറ്റ, പ്രായം, അല്ലെങ്കിൽ പ്രോഗ്രാം പോലുള്ള വിവരങ്ങൾ തിരയുന്നതിനായി മാനദണ്ഡം ബട്ടൺ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. മാനദണ്ഡം ബട്ടണിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം ട്യൂട്ടോറിയലിന്റെ അടുത്ത പടിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.
ഒരു ഫീൽഡ് പേര് ഉപയോഗിച്ചുള്ള റിക്കോർഡുകൾക്കായി തിരയുന്നു
ഒന്നോ അതിലധികമോ ഫീൽഡ് പേരുകൾ, പേര്, പ്രായം, പ്രോഗ്രാം എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് രേഖകൾക്കായി ഡാറ്റാബേസ് തിരയാൻ മാനദണ്ഡം ബട്ടൺ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
ഒരു ഫീൽഡ് പേര് ഉപയോഗിച്ചുള്ള റിക്കോർഡുകൾക്കായി തിരയുന്നു
- ഫോമിലെ മാനദണ്ഡ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- മാനദണ്ഡം ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ എല്ലാ ഫോം ഫീൽഡുകളും മായ്ക്കുകയും ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് ഒരു ഡാറ്റയും നീക്കം ചെയ്യുകയുമില്ല.
- കോളേജിലെ ആർട്ട്സ് പ്രോഗ്രാമിൽ എൻറോൾ ചെയ്തിട്ടുള്ള എല്ലാ കുട്ടികൾക്കും തിരയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന പരിപാടിയിൽ പ്രോഗ്രാം ഫീൽഡ്, ടൈപ്പ് ആർട്ട് എന്നിവയിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- അടുത്തത് കണ്ടെത്തുക ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ആർട്ട് പ്രോഗ്രാമിൽ ചേരുന്നതു പോലെ എച്ച്. തോംസന്റെ റെക്കോർഡ് രൂപത്തിൽ ദൃശ്യമാകണം.
- രണ്ടാമത്തെയും മൂന്നാമത്തേയും നെസ്റ്റ് കാണുക ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ജെ. ഗ്രഹാം, ഡബ്ല്യു.
ഒന്നിലധികം മാനദണ്ഡങ്ങൾ പൊരുത്തപ്പെടുന്ന റെക്കോർഡുകൾക്കായി തിരയുന്നതിന്റെ ഉദാഹരണമാണ് ഈ ട്യൂട്ടോറിയലിന്റെ അടുത്ത ഘട്ടം.
ഒന്നിലധികം ഫീൽഡ് പേരുകൾ ഉപയോഗിച്ചുകൊണ്ട് റെക്കോർഡുകൾക്കായി തിരയുന്നു
ഈ ഉദാഹരണത്തിൽ നാം 18 വയസ്സ് പ്രായമുള്ള എല്ലാ വിദ്യാർഥികൾക്കും തിരശ്ശീലയിലുള്ള ആർട്ട്സ് പ്രോഗ്രാമിൽ കോളേജിൽ ചേരും. രണ്ട് മാനദണ്ഡങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ആ രേഖകൾ മാത്രമേ ഫോമിൽ പ്രദർശിപ്പിക്കാവൂ.
- രൂപത്തിൽ മാനദണ്ഡ ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- വയൽ ഫീൽഡിൽ ക്ലിക്കുചെയ്ത് 18 ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
- പ്രോഗ്രാം ഫീൽഡിൽ ക്ലിക് ചെയ്ത് ആർട്ട്സ് ടൈപ്പുചെയ്യുക.
- അടുത്തത് കണ്ടെത്തുക ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. 18 വയസ്സ് പ്രായമുള്ളതും ആർട്ട് പരിപാടിയിൽ എത്തിയതുമാണ് എച്ച്. തോംസന്റെ റെക്കോർഡ്.
- രണ്ടാം പ്രാവശ്യം അടുത്തുള്ള ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ജിറാമിന്റെ റെക്കോർഡ് 18 വയസായിരിക്കാം, ആർട്ട് പരിപാടിയിൽ എൻറോൾ ചെയ്തിട്ടുള്ളതു മുതൽ അയാൾ ദൃശ്യമാകേണ്ടതാണ്.
- മൂന്നാമതായി Next ബട്ടൺ കണ്ടെത്തുക ബട്ടൺ അമർത്തുക, ജി-ഗ്രഹത്തിന്റെ റെക്കോർഡ് തുടർന്നും ദൃശ്യമാകേണ്ടതാണ്.
ഡബ്ല്യൂ. ഹെൻഡേഴ്സണിന്റെ റെക്കോർഡ് ഈ ഉദാഹരണത്തിൽ കാണിക്കരുത് , കാരണം ആർട്ട് പ്രോഗ്രാമിൽ എൻറോൾ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിലും, അത് 18 വയസ്സ് അല്ല, അതുകൊണ്ട് തിരയൽ മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കൊപ്പം അദ്ദേഹം പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ല.