കുറുക്കുവഴി കീകൾ ഉപയോഗിച്ച് Excel- ൽ സംരക്ഷിക്കുക

നേരത്തെ സംരക്ഷിക്കുക, പലപ്പോഴും സംരക്ഷിക്കുക!

നിങ്ങളുടെ Excel സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ധാരാളം ജോലികൾ ചെയ്തിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ അത് സംരക്ഷിക്കാൻ മറന്നുപോയതിനാൽ അത് ഒഴിവാക്കാൻ അനുവദിക്കരുത്! നിങ്ങളുടെ ഫയൽ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് ഈ നുറുങ്ങുകൾ ഉപയോഗിക്കുക, നിങ്ങൾക്ക് അടുത്ത തവണ ആ ഫയൽ വേണമെങ്കിൽ സംരക്ഷിക്കും.

Excel കുറുക്കുവഴി കീകൾ സംരക്ഷിക്കുക

ഫയൽ മെനുവിലുള്ള സംരക്ഷിത ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിച്ച് വർക്ക്ബുക്ക് ഫയലുകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനു പുറമേ, ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണബാർയിൽ ഐക്കൺ സൂക്ഷിക്കുക, കീബോർഡിലെ കുറുക്കുവഴി കീകൾ ഉപയോഗിച്ച് സംരക്ഷിക്കാൻ ഓപ്ഷനെ സഹായിക്കുന്നു.

ഈ കുറുക്കുവഴിയുടെ കീ സംയോജനം:

Ctrl + S

• ഫയൽ മുമ്പേ സംരക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, മൗസ് പോയിന്റർ ഒരു മണിക്കൂർ ഗ്ലാസ് ഐക്കണിലേക്ക് സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ മാറും.
• വർക്ക്ബുക്ക് ആദ്യമായി സേവ് ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ, സേവ് ആയി ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറക്കും.

ആദ്യ സമയം സംരക്ഷിക്കുക

ഒരു ഫയല് ആദ്യമായി സേവ് ചെയ്യുമ്പോള്, സേവ് ആസ് ഡയലോഗ് ബോക്സില് രണ്ടു വിവരങ്ങള് നല്കണം.

• ഫയലിന്റെ പേര് (സ്പേസുകൾ ഉൾപ്പടെ 255 അക്ഷരങ്ങൾ വരെ).
• ഫയൽ സൂക്ഷിക്കപ്പെടുന്ന സ്ഥലം (ഫോൾഡർ).

ഇടയ്ക്കിടെ സംരക്ഷിക്കുക

Ctrl + S കുറുക്കുവഴി കീകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതു മുതൽ ഡേറ്റാ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള എളുപ്പമാർഗമാണു്, കമ്പ്യൂട്ടർ ക്രാഷ് സംഭവിക്കുമ്പോൾ ഡേറ്റാ നഷ്ടമാകാതിരിയ്ക്കുന്നതിനായി ഓരോ അഞ്ചു മിനിറ്റിലെങ്കിലും സൂക്ഷിയ്ക്കുന്നതും നല്ലതു്.

സ്ഥലങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുക

Excel 2013 മുതൽ, സേവ് ആസ് പ്രകാരം സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സംരക്ഷിച്ച സ്ഥലങ്ങൾ പിൻ ചെയ്യുക സാധ്യമാണ് .

അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് അടുത്തിടെ ഫോൾഡറുകൾ ലിസ്റ്റിന്റെ മുകളിൽ ഉടനടി ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്ന സ്ഥാനം സൂക്ഷിക്കുന്നു. പിൻ ചെയ്യാനാകുന്ന ലൊക്കേഷനുകളുടെ എണ്ണത്തിന് പരിധിയില്ല.

ഒരു സംരക്ഷിക്കൽ സ്ഥാനം പിൻചെയ്യുന്നതിന്:

1. ഫയൽ> സേവ് ഇതായി ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .
2. Save As വിൻഡോയിൽ, അടുത്തിടെ ഫോൾഡറുകൾക്ക് കീഴിൽ ആവശ്യമുള്ള ലൊക്കേഷനിൽ മൌസ് പോയിന്റർ സ്ഥാപിക്കുക.
3. സ്ക്രീനിന്റെ വലതുവശത്ത്, ആ സ്ഥാനത്തിനായി ഒരു പുഷ് പിൻ ഒരു ചെറിയ തിരശ്ചീന ചിത്രം കാണുന്നു.
4. ആ ലൊക്കേഷന്റെ പിൻയിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ചിത്രം ഇപ്പോൾ അടുത്തിടെയുള്ള ഫോൾഡറുകൾ ലിസ്റ്റിന്റെ മുകളിലേക്ക് പോയി എന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്ന ഒരു പുഷ് പിൻയുടെ ഒരു ലംബ ഇമേജിലേക്ക് ചിത്രം മാറുന്നു.
5. ഒരു ലൊക്കേഷനെ അൺപിൻ ചെയ്യാൻ, തിരശ്ചീനമായ പിൻയിലേക്ക് തിരികെ മാറ്റാൻ ലംബമായ പുഷ് പിൻ ഇമേജ് വീണ്ടും ക്ലിക്കുചെയ്യുക.

Excel ഫോർമാറ്റിൽ Excel ഫയലുകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നു

എക്സൽ 2010 ൽ ആദ്യം അവതരിപ്പിച്ച സവിശേഷതകളിൽ ഒന്ന് PDF ഫോർമാറ്റിൽ എക്സൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഫയലുകളെ പരിവർത്തനം അല്ലെങ്കിൽ സംരക്ഷിക്കാനുള്ള ശേഷി ആയിരുന്നു.

ഒരു പിഡിഎഫ് ഫയൽ (പോർട്ടബിൾ ഡോക്യുമെന്റ് ഫോർമാറ്റ്) തങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്തിട്ടുള്ള - എഡ്യൂൾ പോലുള്ള പ്രോഗ്രാമുകൾ ആവശ്യമില്ലാതെ പ്രമാണങ്ങൾ കാണിക്കാൻ മറ്റുള്ളവരെ അനുവദിക്കുന്നു.

പകരം, അഡോബ് അക്രോബാറ്റ് റീഡർ പോലുള്ള ഒരു സ്വതന്ത്ര PDF റീഡർ പ്രോഗ്രാം ഉപയോഗിച്ച് ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ഫയൽ തുറക്കാൻ കഴിയും.

സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഡാറ്റ മറ്റുള്ളവർ അത് മാറ്റാനുള്ള അവസരം നൽകാതെ തന്നെ കാണാൻ ഒരു PDF ഫയൽ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

പിഡിഎഫ് ഫോർമാറ്റില് ആക്ടീവ് വര്ക്ക്ഷീറ്റ് സേവ് ചെയ്യുക

PDF ഫയൽ ഫോർമാറ്റിൽ സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ, ഡീഫോൾട്ടായി നിലവിലുള്ള അല്ലെങ്കിൽ സജീവ വർക്ക്ഷീറ്റിൽ മാത്രമേ ഇത് പ്രവർത്തിക്കുകയുള്ളൂ - അതായത്, സ്ക്രീനിൽ പ്രവർത്തിഫലകം - സംരക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു.

Excel ന്റെ Save as ഫയൽ ടൈപ്പ് ഐച്ഛികം ഉപയോഗിച്ച് PDF ഫോർമാറ്റിൽ ഒരു Excel വർക്ക്ഷീറ്റ് സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ ഇവയാണ്:

1. ലഭ്യമായ മെനു ഓപ്ഷനുകൾ കാണുന്നതിന് റിബണിലെ ഫയൽ ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
2. സേവ് ഇ ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറക്കുന്നതിനു വേണ്ടി Save as option ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
3. ഡയലോഗ് ബോക്സിന് മുകളിൽ സേവ് ഇൻ ലൈനിന് താഴെ ഫയൽ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു സ്ഥലം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
4. ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ ചുവടെയുള്ള ഫയൽ നാമം വരിയുടെ ചുവടെയുള്ള ഫയലിനായി ഒരു പേര് ടൈപ്പുചെയ്യുക.
5. ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ മെനു തുറക്കാൻ ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ അടിയിൽ സേവ് ആയി ടൈപ്പ് ചെയ്യുക എന്ന് താഴെയുള്ള ഡൌൺ ആരോയിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
6. പട്ടികയിൽ നിന്നും സ്ക്രോൾ ചെയ്ത്, (* .pdf) ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ തരം വരിയായി സേവ് ചെയ്യുക .
7. PDF ഫോർമാറ്റിൽ ഫയൽ സേവ് ചെയ്യാൻ സേവ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ഡയലോഗ് ബോക്സ് ക്ലോസ് ചെയ്യുക.

PDF ഫോർമാറ്റിൽ ഒന്നിലധികം പേജുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മുഴുവൻ വർക്ക്ബുക്ക് സംരക്ഷിക്കുക

സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ഡീഫോൾട്ട് സേവ് ആയി ഓപ്ഷൻ പി.ഡി.എഫ് ഫോർമാറ്റിൽ നിലവിലുള്ള വർക്ക്ഷീറ്റ് മാത്രമേ സംരക്ഷിക്കൂ.

ഒന്നിലധികം വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ PDF ഫോർമാറ്റിൽ മുഴുവൻ വർക്ക്ബുക്ക് സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള രണ്ടു വഴികൾ ഉണ്ട്:

1. ഒരു വർക്ക്ബുക്കിൽ ഒന്നിലധികം പേജുകൾ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനായി, ആ ഫയൽ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനു മുൻപ് വർക്ക്ഷീറ്റ് ടാബുകൾ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുക. ഈ ഷീറ്റുകൾ മാത്രമേ PDF ഫയലിൽ സംരക്ഷിക്കപ്പെടുകയുള്ളൂ.
2. ഒരു വർക്ക്ബുക്ക് സംരക്ഷിക്കാൻ:
   • എല്ലാ ഷീറ്റ് ടാബുകളും ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുക;
   • Save As ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ ഓപ്ഷനുകൾ തുറക്കുക.

ശ്രദ്ധിക്കുക : ഫയൽ ടൈപ്പ് പിന്നീട് Save As എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ PDF (* .pdf) എന്ന മാറ്റം വരുത്തിയതിനുശേഷം മാത്രം ഓപ്ഷൻ ബട്ടൺ കാണാവുന്നതാണ്. വിവരശേഖരണവും വിവരവും എങ്ങനെയാണ് പിഡിഎഫോമിൽ സംരക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള നിരവധി ഓപ്ഷനുകൾ ഇത് നിങ്ങൾക്ക് നൽകുന്നു.

1. ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ ടൈപ്പ് ലൈൻ ആയി സേവ് ബട്ടനുകൾ കാണിക്കുന്നതിനായി PDF (* .pdf) ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. ഐച്ഛികങ്ങൾ ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറക്കുന്നതിന് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക;
3. ഏത് വിഭാഗത്തിൽ പ്രസിദ്ധീകരിക്കണം എന്നതിൽ മുഴുവൻ വർക്ക്ബുക്കും തിരഞ്ഞെടുക്കുക;
4. Save As ഡയലോഗ് ബോക്സിലേയ്ക്ക് തിരികെ വരാൻ ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക.