നിങ്ങൾ കൂടുതൽ ഉപയോക്താക്കളെ പോലെയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ പ്രമാണങ്ങൾ എങ്ങനെ സംരക്ഷിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എന്ത് പേരിടണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്നതിനേക്കാൾ വളരെയധികം സമയം ചെലവഴിക്കുന്നില്ല. നിർഭാഗ്യവശാൽ, തിരച്ചിൽ കൂടാതെ ആവശ്യമുള്ള ഫയൽ കണ്ടെത്തുന്നത് പ്രയാസകരമാക്കും-നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് കണ്ടെത്തുന്നതിന് നിങ്ങൾ നിരവധി ഫയലുകൾ തുറന്നിരിക്കാം.
നിങ്ങളുടെ പ്രമാണങ്ങൾക്കായി ഒരു നാമകരണ സംവിധാനം വികസിപ്പിക്കുകയും അത് ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള ശീലത്തിൽ വരികയും നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഡോക്യുമെന്റ് കണ്ടെത്താൻ സമയമെടുക്കുന്ന സമയത്തെയും നിരാശയെയും സംരക്ഷിക്കും. എണ്ണമയമുള്ള ഫയല് നാമങ്ങളുള്ള എണ്ണമറ്റ രേഖകള് തിരയുന്നതിനേക്കാള്, ഒരു നാമകരണ സംവിധാനം നിങ്ങളുടെ തിരച്ചില് വേഗത്തിലാക്കാന് സഹായിക്കും.
ദി നെയിം നെയിമിങ് സിസ്റ്റം
നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾക്ക് പേരുനൽകാൻ ഒരൊറ്റ മാർഗ്ഗവും ഇല്ല, നാമകരണ സിസ്റ്റങ്ങൾ ഉപയോക്താവിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും. പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യം നിങ്ങൾക്ക് അർത്ഥമാക്കുന്ന രീതി കണ്ടുപിടിക്കുന്നു, തുടർന്ന് ഇത് സ്ഥിരമായി പ്രയോഗിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ആരംഭിക്കുന്നതിനായി ചില നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ:
- നിങ്ങളുടെ ഫയൽ നാമത്തിൽ ഡോക്യുമെന്റ് മെമ്മറിയിട്ടുള്ള തീയതി ഉൾപ്പെടുത്തുക: ഫയൽ നാമത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ഉപകാരപ്രദമായ ഘടകങ്ങളിൽ ഒന്ന്, പ്രത്യേകിച്ചും നിങ്ങൾ കറസ്പോണ്ടൻ കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ. നിങ്ങൾ ഒരു പ്രമാണം രചിച്ചപ്പോൾ കൃത്യമായി ഓർക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് നിങ്ങളുടെ തിരച്ചിൽ ചുരുക്കാനുള്ള സാധ്യതയുണ്ട്.
- നിങ്ങളുടെ ഫയൽ നാമത്തിൽ സ്വീകർത്താവിന്റെ പേര് ഉൾപ്പെടുത്തുക: അക്ഷരങ്ങളിൽ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും മൂല്യവത്തായ ഒരു പ്രാക്ടീസാണ്, പക്ഷെ മറ്റ് തരത്തിലുള്ള രേഖകൾക്ക് കരാറുകളും മെമോകളും കുറിപ്പുകളും പോലുള്ള ഹാൻഡിക്ക് ഘടകമാണ്.
- ഫയലിന്റെ ഏതു തരം ഡോക്യുമെന്ററിയാണോ എന്നു സൂചിപ്പിക്കുക: വീണ്ടും, ചില ഉപയോക്താക്കൾക്ക് കൊടുത്തിരിക്കുന്നതുപോലെ ഇത് കാണപ്പെടും, കാരണം അത് ഒരു ഫയൽ നാമത്തിന്റെ അത്തരമൊരു ഭാഗമാണ്. നിങ്ങൾ എഴുതിയ ഒരു കത്ത് തിരയുന്നെങ്കിൽ, പേരിൽ "കരാർ" അല്ലെങ്കിൽ "കുറിപ്പുകൾ" ഉള്ള ഒരു ഫയൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒഴിവാക്കാൻ കഴിയും.
- ഫയൽ നാമത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ എങ്ങനെ ഓർഡർ ചെയ്യണമെന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക: ഇത് നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾ വേർതിരിച്ചറിയാൻ സഹായിക്കില്ല, നിങ്ങൾ തിരയുമ്പോൾ അവയെ ഓർഡർ ചെയ്യാൻ ഇത് സഹായിക്കും. Word ലെ ഓപ്പൺ ഡയലോഗ് ബോക്സിലെ സോർസിംഗ് നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് അല്ലെങ്കിൽ വിൻഡോസ് എക്സ്പ്ലോററിൽ നിങ്ങളുടെ ഫയലുകളെ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ (അല്ലെങ്കിൽ സംഖ്യാടിസ്ഥാനത്തിൽ) തരം തിരിക്കാം, അതിലൂടെ ഫയൽ നാമത്തിലെ ആദ്യ പ്രതീകത്തിൽ അവ ക്രമീകരിക്കാം.
ഇത് ഫയലുകളുടെ പേരുനൽകാനുള്ള നുറുങ്ങുകളുടെ ഒരു സമ്പൂർണമായ ലിസ്റ്റല്ല, പക്ഷേ ആരംഭിക്കാൻ പറ്റിയ ഒരു സ്ഥലമാണ് ഇത്. നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾ സ്ഥിരമായി പരിഷ്കരിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്കായി ഏറ്റവും മികച്ച രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു സിസ്റ്റം വികസിപ്പിച്ചെടുക്കാനും, നിങ്ങളുടേതായ ചില തന്ത്രങ്ങൾ വന്നേക്കാം.