Microsoft Office ഫയലുകൾ എങ്ങനെ സംരക്ഷിക്കാം

നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ഓഫീസിന്റെ പതിപ്പിനെ ആശ്രയിച്ച്, അതിൽ നിരവധി അപേക്ഷകൾ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കാം. അടിസ്ഥാന വിതരണം സാധാരണയായി Word, Excel, PowerPoint, Outlook എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. PowerPoint ഏതെങ്കിലും അന്തർലീനമായ സുരക്ഷ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നതായി തോന്നുന്നില്ല, എന്നാൽ Word, Excel, Outlook എന്നിവ എല്ലാം എൻക്രിപ്ഷന്റെ കുറച്ച് തലത്തിലുള്ള നൽകുന്നു.

വേഡ് ഡോക്സ് സുരക്ഷിതമാക്കുന്നു

ഒരു ഫയൽ സംരക്ഷിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് Microsoft Word ഡോക്യുമെൻറുകൾക്ക് (വേഡ് 2000 ഉം അതിലും പുതിയതും) ഉയർന്ന സുരക്ഷ ഉറപ്പ് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ കഴിയും. "സംരക്ഷിക്കുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം, ഫയൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുടർന്ന് സംരക്ഷിക്കുക , തുടർന്ന് ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുക:

1. ഫയൽ സംരക്ഷിക്കുക എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള ടൂളുകൾ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. സുരക്ഷാ ഓപ്ഷനുകൾ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
3. സുരക്ഷാ ഓപ്ഷനുകൾ ബോക്സ് നിരവധി ഓപ്ഷനുകൾ നൽകുന്നു:
   • രഹസ്യവാക്ക് കൂടാതെ പൂർണ്ണമായും പ്രവേശനം സാധ്യമാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ തുറക്കുന്നതിനുള്ള രഹസ്യവാക്ക്ക്ക് അടുത്തുള്ള ബോക്സിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പാസ്വേഡ് നൽകാം
   • 2002 നും 2003 നും ഇടയിൽ നിങ്ങൾക്ക് രഹസ്യവാക്ക് ബോക്സിന് അടുത്തുള്ള നൂതന ബട്ടൺ അമർത്താം, ഉയർന്ന എൻക്രിപ്ഷൻ എൻക്രിപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ
   • മറ്റുള്ളവർ ഫയൽ തുറക്കാൻ ശരിയാണോ എന്നുറപ്പാക്കാൻ രഹസ്യവാക്കിനുവേണ്ടിയുള്ള രഹസ്യവാക്ക്ക്ക് അടുത്തുള്ള ബോക്സിൽ നിങ്ങൾക്ക് രഹസ്യവാക്ക് നൽകാം, പക്ഷേ ഫയലിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആർക്കു വേണമെങ്കിലും നിങ്ങൾ പരിമിതപ്പെടുത്തണം
4. സുരക്ഷാ ഐച്ഛികങ്ങളുടെ ബോക്സിൻറെ അടിഭാഗം ഡോക്യുമെൻറിൻറെ സ്വകാര്യതയെ പരിരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ചില തിരഞ്ഞെടുപ്പുകളും നൽകുന്നു:
   • ഫയൽ പ്രോപ്പർട്ടികളിൽ നിന്ന് സ്വകാര്യ വിവരങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുക
   • പ്രിന്റുചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് മുന്നറിയിപ്പ്, ട്രാക്ക് ചെയ്ത മാറ്റങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഫയൽ സംരക്ഷിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ അയയ്ക്കുക
   • ലയനം കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് റാൻഡം നമ്പർ സംഭരിക്കുക
   • തുറക്കുമ്പോൾ അല്ലെങ്കിൽ സംരക്ഷിക്കുമ്പോൾ മറച്ച മാർക്ക്അപ്പ് ദൃശ്യമാക്കുക
5. സുരക്ഷാ ഓപ്ഷനുകൾ ബോക്സ് അടയ്ക്കുന്നതിന് ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക
6. നിങ്ങളുടെ ഫയലിനായി ഒരു പേര് തിരഞ്ഞെടുത്ത് സംരക്ഷിക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക

Excel ഫയലുകൾ സുരക്ഷിതമാക്കുന്നു

മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വേഡിന് സമാനമായ രീതിയിൽ എക്സൽ എക്സൽ പ്രദാനം ചെയ്യുന്നു. ഫയൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുടർന്ന് സംരക്ഷിക്കുക , ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുക:

1. ഫയൽ സംരക്ഷിക്കുക എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സിന്റെ മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള ടൂളുകൾ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. പൊതുവായ ഓപ്ഷനുകളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
3. രഹസ്യവാക്ക് കൂടാതെ പൂർണ്ണമായും പ്രവേശനം സാധ്യമാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ തുറക്കുന്നതിനുള്ള രഹസ്യവാക്ക്ക്ക് അടുത്തുള്ള ബോക്സിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പാസ്വേഡ് നൽകാം
   • നിങ്ങൾക്ക് കടന്നുപോകാൻ പോലും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഉയർന്ന എൻക്രിപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കാനായി പാസ്വേഡ് ബോക്സിന് അടുത്തുള്ള വിപുലമായ ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യാൻ കഴിയും
4. മറ്റുള്ളവർ ഫയൽ തുറക്കാൻ ശരിയാണോ എന്നുറപ്പാക്കാൻ രഹസ്യവാക്കിനുവേണ്ടിയുള്ള രഹസ്യവാക്ക്ക്ക് അടുത്തുള്ള ബോക്സിൽ നിങ്ങൾക്ക് രഹസ്യവാക്ക് നൽകാം, പക്ഷേ ഫയലിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആർക്കു വേണമെങ്കിലും നിങ്ങൾ പരിമിതപ്പെടുത്തണം
5. പൊതുവായ ഓപ്ഷനുകൾ ബോക്സ് അടയ്ക്കുന്നതിന് ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക
6. നിങ്ങളുടെ ഫയലിനായി ഒരു പേര് തിരഞ്ഞെടുത്ത് സംരക്ഷിക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക

Outlook PST ഫയലുകൾ സുരക്ഷിതമാക്കുന്നു

ഇൻകമിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഔട്ട്ഗോയിംഗ് ഇ-മെയിൽ സന്ദേശങ്ങളും അവയുടെ ഫയൽ അറ്റാച്ച്മെൻറുകളുമായുള്ള യഥാർത്ഥ ഡിജിറ്റൽ സൈനിങും എൻക്രിപ്ഷനും ഒരു പ്രത്യേക പ്രശ്നമാണ്, ഇത് മറ്റൊരു സമയം വിശദീകരിക്കും. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ Microsoft Outlook ഫോൾഡറുകളിൽ നിന്നും ഒരു PST ഫയൽ ആയി നിങ്ങൾ ഡാറ്റ കയറ്റുമതി ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, ഡാറ്റ മറ്റുള്ളവർക്ക് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനായി നിങ്ങൾക്ക് സംരക്ഷണം ചേർക്കാനാകും. ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുക:

1. ഫയൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. ഇറക്കുമതിയും കയറ്റുമതിയും തിരഞ്ഞെടുക്കുക
3. ഒരു ഫയലിലേക്ക് കയറ്റുമതി ചെയ്യുക , തുടർന്ന് അടുത്തത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക
4. വ്യക്തിഗത ഫോൾഡർ ഫയൽ (.pst) തിരഞ്ഞെടുത്ത് അടുത്തത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക
5. നിങ്ങൾ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഫോൾഡറോ ഫോൾഡറുകളോ തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ആവശ്യമെങ്കിൽ സബ്ഫോൾഡറുകൾ ഉൾപ്പെടുത്താൻ ബോക്സ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക), തുടർന്ന് അടുത്തത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക
6. ഒരു ഔട്ട്പുട്ട് പാതയും ഫയൽ നാമവും തെരഞ്ഞെടുത്ത് നിങ്ങളുടെ എക്സ്പോർട്ട് ഫയലിനുള്ള ഓപ്ഷനുകളിൽ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ശേഷം പൂർത്തിയാക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക
   • എക്സ്പോർട്ടുചെയ്ത ഇനങ്ങളുള്ള തനിപ്പകർപ്പുകൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക
   • തനിപ്പകർപ്പ് ഇനങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ അനുവദിക്കുക
   • തനിപ്പകർപ്പ് ഇനങ്ങൾ എക്സ്പോർട്ടുചെയ്യരുത്
7. എൻക്രിപ്ഷൻ ക്രമീകരണം എന്നതിൽ , ഇനിപ്പറയുന്ന ഓപ്ഷനുകളിൽ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
   • എൻക്രിപ്ഷൻ ഒന്നുമില്ല
   • Compressible എൻക്രിപ്ഷൻ
   • ഹൈ എൻക്രിപ്ഷൻ
8. സ്ക്രീനിൻറെ താഴെയായി, എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്ത പി എസ് എസ് ഫയൽ തുറക്കുന്നതിന് ഉപയോഗിക്കാൻ ഒരു അടയാളവാക്കു് നൽകുക (നിങ്ങൾ ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയിൽ രഹസ്യവാക്ക് എഴുതിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനായി നിങ്ങൾ രണ്ടു് ബോക്സിലും ഒരേ രഹസ്യവാക്ക് നൽകേണ്ടതാണ്, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് സ്വന്തമായി തുറക്കാനായേക്കില്ല ഫയൽ)
   • നിങ്ങളുടെ പാസ്വേഡ് പട്ടികയിൽ ഈ പാസ്വേഡ് സംരക്ഷിക്കണമോ വേണ്ടയോ എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
9. ഫയൽ കയറ്റുമതി പൂർത്തിയാക്കാൻ ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക

(ആൻഡി ഒ'ഡോണൽ എഡിറ്റ് ചെയ്തത്)