നിങ്ങൾ ഫയലുകൾ തിരയുന്ന സമയത്ത് ഒരു ചെറിയ സംഘടന ഒരു നീണ്ട പാതയിലേയ്ക്ക് പോകുന്നു
നിങ്ങളുടെ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വേർഡ് ഫയലുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾ കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നെങ്കിൽ, ഓർഗാനിക് ഫീച്ചറുകളായ Word, നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടർ ഓഫറുകൾ എന്നിവയെ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള സമയമാണ് ഇത്.
എല്ലാ വാക്കുകളും ലഘുചിത്രങ്ങളിലൂടെ സംരക്ഷിക്കുക
പ്രിവ്യൂ ഇമേജ് ഉപയോഗിച്ച് എല്ലാ Word ഫയലുകളും സംരക്ഷിക്കുന്നത് അല്ലെങ്കിൽ ലഘുചിത്രങ്ങൾ തുറക്കുന്നതിനെ തിരിച്ചറിയാൻ എളുപ്പമാക്കുന്നു. ഏതാനും ഘട്ടങ്ങൾ പിന്തുടർന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാ Word പ്രമാണങ്ങളും പ്രിവ്യൂ അല്ലെങ്കിൽ ലഘുചിത്ര ഇമേജ് ഉപയോഗിച്ച് സംരക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്:
- Microsoft Word തുറക്കുക .
- മെനു ബാറിൽ ഫയൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഡ്രോപ്പ്-ഡൌൺ മെനുവിന്റെ താഴെയുള്ള പ്രോപ്പർട്ടികൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- സംഗ്രഹ ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ഈ ഡോക്യുമെൻറുമൊത്ത് പ്രിവ്യൂ ചിത്രത്തിന് അടുത്തായുള്ള ചെക്ക് അടയാളം ഇടുക അല്ലെങ്കിൽ എല്ലാ Word ഡോക്യുമെൻറുകൾക്കുമുള്ള ലഘുചിത്രങ്ങൾ (നിങ്ങളുടെ വേർഡ് വേർഡ് അനുസരിച്ച്) സംരക്ഷിക്കുക.
- ശരി ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
Word പ്രമാണം പ്രോപ്പർട്ടികൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക
നിങ്ങൾ സമാന പേരുകളും സ്ഥലങ്ങളും ഉള്ള വലിയതോതിലുള്ള വേഡ് ഡോക്യുമെന്റുകളുമായി പ്രവർത്തിക്കുകയാണെങ്കിൽ, വേഡ്'ന്റെ പ്രമാണ സവിശേഷതകളുടെ സവിശേഷത പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ നിങ്ങൾ തീർച്ചയായും ആഗ്രഹിക്കുന്നു. ഫയൽ > സവിശേഷതകൾ > സംഗ്രഹത്തിലേക്ക് മടങ്ങുക, അഭിപ്രായങ്ങൾ, കീവേഡുകൾ, വിഭാഗം, ശീർഷകം അല്ലെങ്കിൽ വിഷയ വിവരം എന്നിവ-ഫയലുകൾ ഉൾക്കൊള്ളാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന എന്തും ഉൾപ്പെടുത്തുക. ഒരു തിരച്ചിൽ നടത്താൻ സമയമാകുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളവ കൃത്യമായി കണ്ടെത്താനാകും.
നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഫോൾഡറുകൾ ഉണ്ടാക്കുക, അവ ഉപയോഗിക്കുക
നിങ്ങളുടെ എല്ലാ Word പ്രമാണങ്ങൾക്കുമായി ഒരു ഫോൾഡർ സെറ്റ് ചെയ്തതിനു ശേഷം "MyWordDocs" എന്നപോലെ നിങ്ങൾ മറയ്ക്കാത്ത എന്തെങ്കിലും പേരു നൽകുക. ഫോൾഡറുകൾ ഉപയോഗിച്ച് അത് നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമാക്കുകയും ഉപയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഉദാഹരണത്തിന്, പ്രതിവാര മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകൾ ഉത്പാദിപ്പിക്കുന്ന ഉത്തരവാദിത്തമുണ്ടെങ്കിൽ, ഉദാഹരണത്തിന്, ആ കുറിപ്പുകൾക്കായി ഒരു ഫോൾഡർ ഉണ്ടാക്കുകയും മാസങ്ങളോ വർഷങ്ങളോ അതിലധികമോ ഫോൾഡറുകളും ഉൾപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ചിതറിക്കിടക്കുന്ന വർഷം പ്രമാണങ്ങൾ വർഷങ്ങളോളം ഉണ്ടെങ്കിൽ അവ തുറക്കാൻ സമയമില്ലാത്തതും അവ പ്രമാണികൾ ആണാണോ അല്ലയോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുക, ഓരോ വർഷത്തേയും പഴയ പ്രമാണങ്ങൾ ഓരോ വർഷത്തേക്കും ഒരു ഫോൾഡർ ഉണ്ടാക്കുക, ഒപ്പം 2010 പ്രമാണങ്ങൾ എല്ലാം ഉപേക്ഷിക്കുക ഒരു ഫോൾഡർ, 2011 മറ്റൊന്നും നിങ്ങൾ വീണ്ടും സന്ദർശിക്കാൻ സമയമെടുക്കും വരെ.
സ്ഥിരമായ ഫയൽ നെയിമിങ് സിസ്റ്റം ഉപയോഗിക്കുക
നിങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ള ഫയലുകൾ കണ്ടെത്തുന്നതിനുള്ള സമയമാകുമ്പോൾ ഒരു നാമകരണ സംവിധാനത്തെ സ്ഥാപിക്കുക എന്നത് ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ട ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾക്ക് പേരുനൽകാനുള്ള യാതൊരു മാർഗ്ഗവുമില്ല, എന്നാൽ ഒരു നാമകരണ സംവിധാനം തിരഞ്ഞെടുത്ത് അത് സ്ഥിരമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ്. നിർദ്ദേശങ്ങൾ ഇവയാണ്:
- പ്രമാണത്തിന്റെ തരം ഉൾപ്പെടുത്തുക, അതിനാൽ "കരാർ," "ലീസ്" അല്ലെങ്കിൽ "വാർത്താക്കുറിപ്പ്" അടങ്ങുന്ന ഏതൊരു ഫയൽ നാമവും നിങ്ങൾ തിരയുന്ന കത്തും അല്ല എന്നു ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ പറയാൻ കഴിയും.
- ക്ലയന്റുകളുടെ പേരിൽ (അല്ലെങ്കിൽ അക്ഷരങ്ങൾ അക്ഷരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ സ്വീകർത്താവിന്റെ അവസാന നാമത്തിൽ) പേര് ആരംഭിക്കുക.
- ഫയലിന്റെ പേരിൽ തീയതി ഉൾപ്പെടുത്തുക.
നിനക്കാവശ്യത്തിനുള്ള സമയമെടുക്കുക
നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടർ ഇതിനകം ഫയലുകൾ ബ്രമിംഗ് ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷണൽ പ്രശ്നങ്ങൾ എല്ലാം ഒറ്റക്കെട്ടായി പരിഹരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ജോലിയെടുക്കുന്ന കഷണങ്ങളിലേക്ക് ജോലി താഴെയിടുകയും അതിൽ 15 മിനിട്ട് ദൈർഘ്യം ചെലവഴിക്കുകയും ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ Word ഫയലുകൾ വേഗത്തിൽ വളരുന്നതുപോലെ, നിങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ച ഫോൾഡറുകളിൽ ഒന്നിൽ ഇടുക, ഒരു പുതിയ ഫോൾഡർ ഉണ്ടാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ആവശ്യമില്ലാത്ത പക്ഷം അവ ഇല്ലാതാക്കുക. നിങ്ങളുടെ മനസ്സിനാകില്ലെങ്കിൽ, അവയെ HoldUntilDate എന്നു പേരുള്ള ഒരു ഫോൾഡറിലാക്കി അതിൽ ഭാവിയിൽ ഒരു ദൂരപരിധിക്കുള്ളിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അപ്പോൾ നിങ്ങൾ ഫോൾഡർ തുറന്നില്ലെങ്കിൽ, അത് നീക്കംചെയ്യുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് സുഖകരമാകും. ഫോൾഡറുകളുടെ തരം എന്തുതന്നെയായാലും, അവയെല്ലാം ഒരു വലിയ Word ഫോൾഡറിൽ ഇടുക, അതിനാൽ എവിടെ നോക്കിയെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാം.