നിങ്ങളുടെ ചെറിയ ബിസിനസ്സിന്റെ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്

മിക്ക കമ്പനികളും മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വേഡ്, എക്സൽ എന്നിവിടങ്ങളിൽ എന്തുചെയ്യും എന്നതിനെക്കുറിച്ച് നന്നായി അറിയാം, എന്നാൽ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നതെന്താണെന്ന് മനസിലാക്കാൻ അൽപം ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. ഡാറ്റാബേസുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും അവരെ പരിപാലിക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആശയം വിഭവങ്ങളുടെ അനാവശ്യ ഉപയോഗം പോലെയാണ്. എന്നിരുന്നാലും ചെറുകിട ബിസിനസുകൾക്കായി, ഈ പരിപാടി നിരവധി പ്രത്യേക ഗുണങ്ങളെ നൽകും, പ്രത്യേകിച്ചും വളർച്ചയും സംഘടനയും കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ.

Excel അല്ലെങ്കിൽ Word- നേക്കാൾ ഡാറ്റയും പ്രോജക്റ്റുകളും ട്രാക്കുചെയ്യുന്നതിന് ചെറിയ കമ്പനികൾക്ക് കൂടുതൽ കരുത്തുപകരാൻ Microsoft Access നൽകുന്നു. ആക്സസ് കൂടുതൽ സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളെക്കാളും കൂടുതൽ സമയം എടുത്തേക്കാം, എങ്കിലും ട്രാക്കിംഗ് പ്രോജക്ടുകൾ, ബജറ്റുകൾ, വളർച്ച എന്നിവക്ക് ഏറ്റവും കൂടുതൽ മൂല്യവും ഇതിലുണ്ട്. താരതമ്യത്തിനും വിശകലനത്തിനുമായി ഒരു ചെറിയ ബിസിനസ്സ് നടത്തുന്നതിന് ആവശ്യമായ എല്ലാ ഡാറ്റയും ഒരൊറ്റ പ്രോഗ്രാമിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു, മറ്റ് പ്രോഗ്രാമുകളെക്കാളും റിപ്പോർട്ടുകളും ചാർട്ടുകളും എളുപ്പത്തിൽ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു. പഠന പ്രക്രിയ ലളിതമാക്കാൻ നിരവധി ടെംപ്ലേറ്റുകൾ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു, കൂടാതെ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് പോകുന്നതു പോലെ തന്നെ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഇച്ഛാനുസൃതമാക്കാനും കഴിയും. മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ്സിന്റെ അടിസ്ഥാനങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നത് ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾ അവരുടെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ പൂർണ്ണമായി കാണുന്നതിന് സഹായിക്കും.

നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ Excel സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഒരു ആക്സസ് ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ എളുപ്പമാണ്.

കസ്റ്റമറുകൾ വിവരങ്ങൾ പരിപാലിക്കുക

വിലാസങ്ങൾ, ഓർഡർ വിവരങ്ങൾ, ഇൻവോയ്സുകൾ, പേയ്മെന്റുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ ഓരോ ക്ലയന്റിനും അല്ലെങ്കിൽ ഉപഭോക്താവിനും ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ബിസിനസ്സ് ബിസിനസ്സ് അനുവദിക്കുന്നു. എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഒരു നെറ്റ്വർക്കിൽ ഡാറ്റാബേസ് സൂക്ഷിക്കുന്നിടത്തോളം കാലം, വിവരങ്ങൾ ഉറപ്പായും നിലവിലുള്ളതായി നിലനിർത്താൻ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് കഴിയും. ഓരോ ചെറുകിട ബിസിനസ്സിനും ക്ലയന്റ് വിവരങ്ങൾ വളരെ നിർണ്ണായകമായതിനാൽ, ഡേറ്റാബേസ് സുരക്ഷിതമായിരിക്കും. ഡേറ്റാബേസിലേക്ക് ഫോമുകൾ ചേർക്കുന്നത്, എല്ലാ ജീവനക്കാരും സ്ഥിരമായി പ്രവേശിക്കുന്ന ഡാറ്റ ചെറിയ ബിസിനസ്സുകളെ സഹായിക്കുന്നു.

ഉപയോക്താക്കൾ പ്രോഗ്രാമിനോട് പരിചയപ്പെടുത്തുന്നത് പോലെ ക്ലയന്റ് വിലാസങ്ങൾ മാപ്പിംഗ് പോലുള്ള കൂടുതൽ വിപുലമായ ഘടകങ്ങൾ ചേർക്കാനാകും. ഇത് ജീവനക്കാർക്ക് പുതിയ ഉപഭോക്താക്കൾക്കായോ അല്ലെങ്കിൽ ഡെലിവറികൾക്കായി റൂട്ടുകൾ പണിയുന്നതിനോ വിലാസങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നു. ഇത് ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും ഇമെയിലുകൾ അല്ലെങ്കിൽ സാധാരണ മെയിൽ അയയ്ക്കാനും എപ്പോൾ, എങ്ങനെ ഇൻവോയ്സുകൾ അടയ്ക്കണം എന്നിവ ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയും. ആക്സസ് എന്നതിലെ ഉപഭോക്തൃ ഡാറ്റ അപ്ഡേറ്റുചെയ്യുകയും സംഭരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ വേഡ് ഡോക്യുമെൻറേക്കാൾ കൂടുതൽ വിശ്വസനീയമാണ്, കൂടാതെ ആ വിവരം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സ്ട്രീംലൈൻ.

ട്രാക്കിംഗ് ഫൈനാൻഷ്യൽ ഡാറ്റ

അനേകം ബിസിനസുകൾ ട്രാക്കിംഗ് സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങൾക്കായി പ്രത്യേകമായി സോഫ്റ്റ്വെയർ വാങ്ങിയിട്ടുണ്ട്, എന്നാൽ അനാവശ്യമല്ലാത്ത ഒരു ചെറിയ ബിസിനസ്സിന്, അധിക പ്രവൃത്തി സൃഷ്ടിക്കാൻ അത് ഇടയാക്കും. ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും ട്രാക്കുചെയ്യാനും കഴിയുക എന്നതിനൊപ്പം, എല്ലാ ബിസിനസ് ചെലവുകളും ഇടപാടുകളും അതേ പ്രോഗ്രാം വഴി റെക്കോർഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. Outlook, Access ഉൾപ്പെടെ, പൂർണ്ണ Microsoft Office Suite ഉള്ള കമ്പനികൾക്ക്, Outlook ൽ പേയ്മെന്റ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ ഡാറ്റാബേസുമായി ബന്ധപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. റിമൈൻഡർ മെമ്മറിയിൽ വന്നാൽ, ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ആവശ്യമായ പേയ്മെന്റുകൾ നടത്താൻ കഴിയും, പ്രവേശനത്തിലെ ഡാറ്റ നൽകുക, തുടർന്ന് റിമൈൻഡർ ക്ലോസ് ചെയ്യുക.

ബിസിനസ്സ് വർദ്ധിക്കുന്നതിനാൽ കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ സോഫ്റ്റ്വെയറുകൾ വാങ്ങുന്നത് ആവശ്യമായി വരാം, ഒപ്പം അവരുടെ എല്ലാ സാമ്പത്തിക വിവരവും ആക്സസ്സിൽ സംഭരിച്ചാൽ ആ ബിസിനസ്സുകൾക്ക് ഒരു ഗുണം ഉണ്ട്. മറ്റു പല പരിപാടികളും ആക്സസ് വഴി എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത ഡാറ്റ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, സമയം വരുന്നപ്പോൾ വിവരങ്ങൾ മാറ്റാൻ ഇത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.

മാനേജിംഗ് മാര്ക്കവറ്റിംഗ് സെയിൽസ്

മാർക്കറ്റിംഗ്, സെയിൽസ് വിവരങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുന്നതിനാണ് ഏറ്റവും കുറച്ച് ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഡാറ്റാബേസിൽ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന നിലവിലുള്ള ക്ലയന്റ് വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിലുകൾ, ഫ്ളീവർമാർ, കൂപ്പണുകൾ, കൂടാതെ സാധാരണ ഓഫറുകളിൽ താൽപര്യമുള്ളവർ, സാധാരണ ഓഫറുകൾ എന്നിവയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നതും എളുപ്പമാണ്. വിപണന കാമ്പയിൻ പിന്തുടരുന്നതെങ്ങിൽ അവരുടെ നിലവിലുള്ള ക്ലയന്റുകളിൽ പ്രതികരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ചെറിയ ബിസിനസ്സുകൾ പിന്നീട് ട്രാക്കുചെയ്യാൻ കഴിയും.

പുതിയ കസ്റ്റമർമാർക്ക് ഒരൊറ്റ ലൊക്കേഷനിൽ നിന്നും മുഴുവൻ കാമ്പയിനുകളും സൃഷ്ടിക്കാനും നിരീക്ഷിക്കാനും കഴിയും. ഇതിനകം പൂർത്തിയാക്കിയ കാര്യങ്ങൾ, തുടർന്നും എന്തുചെയ്യണമെന്നോ അല്ലെങ്കിൽ തുടർനടപടികൾ ആവശ്യമാണെന്നോ ജീവനക്കാർക്ക് ഇത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.

ട്രാക്കുചെയ്യൽ പ്രൊഡക്ഷൻ ആൻഡ് ഇൻവെൻററി

ക്ലൈന്റ് ട്രാക്കിംഗിനെ പോലെയുള്ള, വിവര, ഡാറ്റ ഉറവിടങ്ങൾ, സ്റ്റോക്ക്, സ്റ്റോക്ക് തുടങ്ങിയവയ്ക്ക് എന്തെങ്കിലും ബിസിനസ്സിനെ സംബന്ധിക്കുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. പ്രവേശന വിതരണത്തിൽ വിവരങ്ങളിലേയ്ക്ക് പ്രവേശനം സാധ്യമാക്കുകയും ഒരു പ്രത്യേക ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ കൂടുതൽ ഓർഡർ ചെയ്യാനുള്ള സമയമാകുമ്പോൾ അത് അറിയുകയും ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാണ്. വിമാനത്തിന്റെ ഭാഗങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ സജീവ ഫാർമസ്യൂട്ടിക്കൽ ഘടകങ്ങൾ പോലുള്ള ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിന് നിരവധി വ്യത്യസ്ത ഉറവിടങ്ങൾ ആവശ്യമുള്ള നിർമ്മാതാക്കൾക്ക് ഇത് വളരെ പ്രധാനമാണ്.

സേവന വ്യവസായങ്ങൾ പോലും ഇൻവസ്റ്ററി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്, മാത്രമല്ല എല്ലാ വിവരവും ഒരിടത്ത് ലഭ്യമാകുന്നത് ഏത് കമ്പ്യൂട്ടറാണ് ഏത് ജീവനക്കാരനെ നിയമിച്ചു അല്ലെങ്കിൽ ഓഫീസ് ഉപകരണങ്ങൾ അപ്ഗ്രേഡ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നതിന് കൂടുതൽ എളുപ്പമാണെന്ന് കണ്ടെത്തുന്നു. ട്രാക്കുചെയ്യൽ വാഹനങ്ങൾ, മൊബൈൽ ഉപകരണങ്ങൾ, സീരിയൽ നമ്പറുകൾ, രജിസ്ട്രേഷൻ വിവരങ്ങൾ, ഉപയോക്തൃ ലോഗുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഹാർഡ്വെയർ ലൈഫ് സ്പിന്നുകൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചും ചെറിയ ബിസിനസ്സുകൾക്ക് അവരുടെ ഹാർഡ്വെയറുകളെ കൂടുതൽ എളുപ്പത്തിൽ ട്രാക്കുചെയ്യാൻ കഴിയും.

ഹാർഡ്വെയറിനുപുറമെ, ബിസിനസുകൾക്ക് സോഫ്റ്റ്വെയർ ട്രാക്കുചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. രജിസ്ട്രേഷനിൽ നിന്നും വിവരമനുസരിച്ചു് കമ്പ്യൂട്ടർ ഉപയോഗിയ്ക്കുവാൻ അനുവദിയ്ക്കുന്ന കമ്പ്യൂട്ടറുകളുടെ എണ്ണം, ഉപയോക്താക്കൾക്കു് അവരുടെ നിലവിലുള്ള ക്രമീകരണങ്ങളിൽ ദ്രുതഗതിയിലുള്ളതും കൃത്യവുമാണു് പിൻ വലിക്കുവാൻ കഴിയുന്നതു് വളരെ പ്രധാനമാണു്. ബിസിനസ് കമ്പ്യൂട്ടറുകളിലും ഉപകരണങ്ങളിലും സോഫ്റ്റ്വെയറും ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളും എന്താണെന്നറിയേണ്ടത് എന്തുകൊണ്ടാണെന്നത് പ്രധാനമായി എന്തുകൊണ്ടാണ് Windows XP- നുള്ള പിന്തുണ അവസാനിപ്പിക്കുന്നത്.

റിപ്പോർട്ടുകളും വിശകലനവും നടത്തുന്നു

ഒരുപക്ഷേ ആക്സസ്സിന്റെ ഏറ്റവും ശക്തമായ വശം എല്ലാ ഡാറ്റയിൽ നിന്നുള്ള റിപ്പോർട്ടുകളും ചാർട്ടുകളും സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഉപയോക്താവിന്റെ കഴിവ്. വിവിധ ഡാറ്റാബേസുകളിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നതെല്ലാം സമാഹരിക്കാൻ കഴിയുന്നത് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് ചെറുകിട ബിസിനസുകൾക്ക് ഒരു പവർഹൗസ് നൽകുന്നു. നിലവിലെ വിലനിലവാരത്തിൽ നിന്നും വിഭവ ചെലവ് താരതമ്യപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു റിപ്പോർട്ട് പെട്ടെന്ന് ഒരു ഉപയോക്താവിന് സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും, വരാനിരിക്കുന്ന ഒരു മാർക്കറ്റിംഗ് കാമ്പെയ്നിനായി എത്രത്തോളം സ്റ്റോക്കുള്ളതാണെന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്ന ഒരു ചാർട്ട് സൃഷ്ടിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പേയ്മെൻറിൽ ക്ലയന്റുകൾക്ക് പിന്നിലുണ്ടെന്ന് തിരിച്ചറിയുന്ന ഒരു വിശകലനം പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക. അന്വേഷണങ്ങളെ കുറേക്കൂടെ കുറച്ച് അറിവ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, ചെറിയ ബിസിനസുകൾ അവർ ഡാറ്റ എങ്ങനെ കാണുന്നുവെന്ന് നിയന്ത്രിക്കാം.

ഇതിലും പ്രധാനമാണ്, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് മറ്റ് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ഉൽപന്നങ്ങളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കാവുന്നതാണ്. ചെറിയ ബിസിനസുകൾക്ക് ഒരു റിപ്പോർട്ട് അവലോകനം ചെയ്യാനും ക്ലയന്റ് ഡാറ്റ നോക്കാനും, വാക്കുകളിൽ ഇൻവോയിസുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും കഴിയും. ഉപയോക്താവ് ഒരു സമയത്ത് Outlook ൽ ഒരു ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ മെയിൽ ലയനം സാധാരണ പോസ്റ്റ് അക്ഷരങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കും. വിശദാംശങ്ങൾക്കായി കൂടുതൽ ആഴത്തിലുള്ള വിവരങ്ങൾക്കായി Excel- ലേക്ക് ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ കഴിയും, അവിടെ നിന്ന് അവതരണത്തിനായി PowerPoint- ലേക്ക് അയയ്ക്കും. ഒരു ബിസിനസ് വിവരങ്ങൾ എല്ലാം കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ ആക്സസ് ഉപയോഗിക്കാൻ മറ്റ് മൈക്രോസോഫ്റ്റിക് ഉൽപ്പന്നങ്ങളുമായി സംയോജനം ഒരു മികച്ച കാരണമാകാം.