ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ആൻഡ് ഡാറ്റാബേസ് തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം ബ്രേക്കിംഗ്
മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് ഉപയോഗിക്കാൻ കമ്പനികൾ മടികാണിക്കാത്തതിൻറെ ഒരു കാരണം സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റും ഡാറ്റാബേസും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസത്തിന്റെ കുറവില്ല. ട്രാക്കിംഗ് ക്ലൈന്റ് വിവരങ്ങൾ, വാങ്ങൽ ഓർഡർ, പ്രോജക്ട് വിശദാംശങ്ങൾ എന്നിവ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലെ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് മതിയായതാണെന്ന് വിശ്വസിക്കാൻ നിരവധി ആളുകളെ ഇത് സഹായിക്കുന്നു. കോൺഫിഗറേഷൻ നിയന്ത്രണം നിലനിർത്തുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്, ഫയലുകൾ അഴിമതിക്ക് നഷ്ടപ്പെടും, കൂടാതെ ജീവനക്കാർ അപകടകരമായി പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങളെ പുനരാലേഖനം ചെയ്യും. ഒരു ഡാറ്റാബേസിന്റെ അധികാരവും ഉപയോഗവും സംബന്ധിച്ച് കുറച്ചു അറിവ് ഉള്ളതിനാൽ, ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ജോലിക്ക് ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കേണ്ടതുമ്പോൾ, ചെറുകിട വ്യവസായങ്ങൾ കാണുന്നത് എളുപ്പമാണ്.
ഒരു ഡാറ്റാബേസ് എന്താണെന്നതിന്റെ അടിസ്ഥാനപരമായ അറിവ് പ്രധാനമാണ്. മിക്ക ആളുകളും പൊതു ലൈബ്രറിയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനു മുൻപ് ഡാറ്റാബേസുകളിലേക്ക് പ്രവേശിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിലും സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളും ഡാറ്റാബേസുകളും വ്യത്യസ്തമാണെന്നത് വ്യക്തമാക്കുന്നില്ല. ഡാറ്റാബേസുകളെക്കുറിച്ചറിയാൻ കുറച്ച് മിനിറ്റ് ചിലവാക്കുന്നത് താരതമ്യേന കൂടുതൽ വ്യക്തമാക്കാൻ സഹായിക്കും.
ഡാറ്റ ഓർഗനൈസേഷൻ
ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റും ഡാറ്റാബേസും തമ്മിലുള്ള ഏറ്റവും വ്യക്തമായ വ്യത്യാസം ഡാറ്റ സംഘടിപ്പിക്കുന്ന രീതിയാണ്. ഡാറ്റ താരതമ്യേന പരന്നതാണെങ്കിൽ, ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് മികച്ചതാണ്. ഒരു ഫ്ലാറ്റ് ടേബിൾ മികച്ചതാണെങ്കിൽ നിർണ്ണയിക്കാനുള്ള മാർഗ്ഗം, ഡാറ്റ പട്ടികകളെല്ലാം എളുപ്പത്തിൽ ചാർട്ടിൽ അല്ലെങ്കിൽ പട്ടികയിൽ ആസൂത്രണം ചെയ്യണോ വേണ്ടയോ എന്ന് ചോദിക്കാൻ കഴിയുമോ? ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കമ്പനി ഓരോ വർഷവും ഓരോ മാസത്തെ വരുമാനം ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് തികച്ചും. ഏതാനും കീ പോയിന്റുകളുടെ പുരോഗതി മാപ്പുചെയ്യുന്ന, അതേ തരത്തിലുള്ള ഡാറ്റയെക്കുറിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
താരതമ്യത്തിന്, ഡേറ്റാബേസുകളിൽ ഒരു അനുബന്ധ ഡാറ്റാ ഘടനയുണ്ട്. ഒരു ഉപയോക്താവിന് ഡാറ്റ ലഭ്യമാക്കേണ്ടിവരുമ്പോൾ ധാരാളം പരിഗണന നൽകേണ്ടിവരും. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കമ്പനി അതിന്റെ പ്രതിമാസ വരുമാനം ട്രാക്ക് ചെയ്യണമെന്നും കഴിഞ്ഞ അഞ്ച് വർഷത്തിനുള്ളിൽ അവരെ എതിരാളികളുമായി താരതമ്യം ചെയ്താൽ, ഈ ഡാറ്റ പോയിന്റുകൾ തമ്മിലുള്ള ഒരു ബന്ധം ഉണ്ടെങ്കിലും, ഒരൊറ്റ ഫോക്കസല്ല. ഫലങ്ങൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ ഒരൊറ്റ ടേബിൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത് അസാധ്യമാണ്. ഉപയോക്താക്കൾക്ക് റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും അന്വേഷണങ്ങൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാക്കാൻ ഡാറ്റാബേസുകളാണ് രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.
ഡാറ്റാ സങ്കീർണ്ണത
ഡാറ്റ എത്രത്തോളം സങ്കീർണമാണെന്ന് പരിശോധിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡാറ്റാബേസിൽ ഡാറ്റ നിലനിർത്തണോ എന്നത് താരതമ്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ലളിതമായ മാർഗം. ഒരു ഉപയോക്താവ് ഇപ്പോഴും ദൃഢചിത്തല്ലെങ്കിൽ എങ്ങനെ ഡാറ്റ സംഘടിപ്പിക്കേണ്ടത് എങ്ങനെയെന്ന് വ്യക്തമാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഡാറ്റ ലളിതമാണ്. ഒരു ടേബിളിലോ ചാർട്ടിലോ ഇത് എളുപ്പത്തിൽ ചേർത്ത് വിവരങ്ങളെ ഒഴിവാക്കാതെ അവതരണത്തിലേക്ക് ചേർക്കാം. കുറച്ച് കീ സംഖ്യ മൂല്യങ്ങൾ മാത്രം പിന്തുടരുന്നതിനാൽ അവ പരിപാലിക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ്. കുറച്ച് വരികളും നിരകളും മാത്രമേ ആവശ്യമുള്ളൂ എങ്കിൽ, ഡാറ്റ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ മികച്ച രീതിയിൽ സംഭരിക്കപ്പെടും.
ഡേറ്റാബേസുകളിൽ ഡേറ്റാബേസിൽ മറ്റ് ഡാറ്റയുമായി കുറെ ബന്ധം ഉണ്ടെന്ന് പല തരത്തിലുള്ള ഡാറ്റ പലവിധത്തിലുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, കമ്പനികളുടെ പേരുകളും വിലാസങ്ങളും ഓർഡർ ചെയ്യാനും വിൽപന നടത്താനും കമ്പനികൾ നിർണ്ണായക അളവുകോൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഒരു ഉപയോക്താവ് ആയിരക്കണക്കിന് വരികളെ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലേക്ക് കടക്കാൻ ശ്രമിച്ചാൽ, അത് ഒരു ഡാറ്റാബേസിലേയ്ക്ക് മാറ്റിയിരിക്കണം എന്നതാണ്.
ഡാറ്റ ആവർത്തന
ഡാറ്റ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് അനിവാര്യമായും ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ആവശ്യമാണെന്ന് അർഥമാക്കുന്നില്ല. അതേ ഡാറ്റ തുടർച്ചയായി ആവർത്തിക്കുമോ? താഴെപ്പറയുന്ന സംഭവങ്ങളിലോ പ്രവർത്തനങ്ങളിലോ താൽപര്യമുള്ള ബിസിനസ്സ് ഏതാണ്?
ഡാറ്റ പോയിന്റ് മാറുന്നുവെങ്കിലും ഡാറ്റ തരം ഒന്നുതന്നെയാണെങ്കിൽ ഒരൊറ്റ ഇവന്റ് ട്രാക്കുചെയ്യുന്നു, ആ വിവരങ്ങൾ ഒരുപക്ഷേ ഫ്ലാറ്റ് ആയിരിക്കും. ഉദാഹരണമായി ഒരു വർഷത്തെ കാലയളവിൽ വിൽപ്പനയുടെ അളവാണ്. സമയപരിധി മാറും, അക്കങ്ങൾ വ്യതിയാനവും, ആവർത്തിച്ചുറപ്പാക്കാത്ത ഡാറ്റയും ഉണ്ടാവില്ല.
ഡാറ്റയുടെ ചില ഭാഗങ്ങൾ ഉപഭോക്തൃ വിവരങ്ങൾ പോലെയാണെങ്കിൽ, മറ്റുള്ളവർ മാറ്റം വരുത്തണം, അതായത് ഓർഡറുകൾ, ടൈംമെൻറുകളുടെ എണ്ണം, പ്രവർത്തനരീതികൾ എന്നിവ ട്രാക്കുചെയ്യുന്നു. ഒരു ഡേറ്റാബേസ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത് ഇതാണ്. പ്രവർത്തനങ്ങൾ അവർക്കു പല ഘടകങ്ങളും ഉണ്ട്, അവരെ എല്ലാം ട്രാക്കുചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ആവശ്യമാണ്.
ഡാറ്റാ പ്രാഥമിക ഉദ്ദേശം
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ ധാരാളം വ്യത്യസ്ത കാര്യങ്ങളിൽ ട്രാക്കുചെയ്യാത്ത ആവശ്യമില്ലാത്ത പരിപാടികൾ വളരെ മികച്ചതാണ്. ആർക്കൈവ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതിന് മുമ്പായി അവതരണത്തിനായി ഒന്നോ രണ്ടോ ചാർട്ടുകളോ ടേബിളുകളോ ആവശ്യമുള്ള പ്രൊജക്റ്റുകൾക്കായി ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് പോകാനുള്ള മികച്ച മാർഗമാണ്. ടീം അല്ലെങ്കിൽ കമ്പനിയ്ക്ക് ഫലങ്ങൾ കണക്കുകൂട്ടാനും ശതമാനക്കണക്കുകൾ നിർണ്ണയിക്കാനും കഴിയണം, അവിടെയാണ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ ഏറ്റവും ഉപകാരപ്രദമായത്.
ഡേറ്റാബെയിസുകൾ ഇനി മുതൽ വീണ്ടും വീണ്ടും ഉപയോഗിയ്ക്കാൻ സാധ്യതയുള്ള പ്രൊജക്ടുകൾക്കുള്ളതാണ്. കുറിപ്പുകളും അഭിപ്രായങ്ങളും ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഡാറ്റ ഒരു ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് മാറ്റിയിരിക്കണം. വിശദാംശങ്ങൾ ട്രാക്കുചെയ്യാൻ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരുന്നില്ല, ഏതാനും കീ സംഖ്യ പോയിന്റുകൾ.
ഉപയോക്താക്കളുടെ എണ്ണം
ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഡാറ്റാബേസ് ഉപയോഗിക്കണോ എന്നത് സംബന്ധിച്ച് നിർണ്ണായക ഘടകമാണ് ഉപയോക്താക്കളുടെ എണ്ണം. അനേകം ഉപയോക്താക്കൾക്കു് ഡേറ്റാ പുതുക്കുവാനും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനും കഴിയണമെങ്കിൽ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ഇതു് ചെയ്യരുതു്. ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ശരിയായ കോൺഫിഗറേഷൻ നിയന്ത്രണം നിലനിർത്താൻ കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. ഡാറ്റ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഏതാനും ഉപയോക്താക്കൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, സാധാരണയായി മൂന്നിനും ആറ്സിനും ഇടയിൽ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് മതിയാകും (അതിനൊപ്പം മുന്നോട്ട് നീങ്ങുന്നതിനുമുമ്പ് ചട്ടങ്ങൾ ഉറപ്പുവരുത്തുക).
ഒരു പ്രോജക്ടിലെ അല്ലെങ്കിൽ മുഴുവൻ വകുപ്പുകളിലെ എല്ലാ പങ്കാളികളും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തണമെങ്കിൽ, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് നല്ല മാർക്കറ്റാണ്. ഒരു കമ്പനി ചെറുതെങ്കിലും വകുപ്പിൽ ഒന്നോ രണ്ടോ പേരെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിലും, അഞ്ചു വർഷത്തിനുള്ളിൽ എത്രപേർ ഈ വകുപ്പിനെ അവസാനിപ്പിച്ചേക്കണമെന്നും അവർ എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും വരുത്തേണ്ടതുണ്ടോ എന്ന് ചോദിക്കണം. ആക്സസ് ചെയ്യേണ്ട കൂടുതൽ ഉപയോക്താക്കൾ, കൂടുതൽ ഡാറ്റാബേസ് നല്ല ഓപ്ഷനാണ്.
നിങ്ങൾ ഡാറ്റ സുരക്ഷ കണക്കിലെടുക്കണം. സുരക്ഷിതമായ ധാരാളം വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഡാറ്റാബേസുകൾ മികച്ച സുരക്ഷ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. നീക്കം ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ്, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് പരിഗണിക്കേണ്ട സുരക്ഷാ പ്രശ്നങ്ങളെക്കുറിച്ച് വായിച്ചെടുക്കുക.
നിങ്ങൾ വീണ്ടുമുണ്ടാകാൻ തയ്യാറാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ യാത്ര ആരംഭിക്കുന്നതിന് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലേക്ക് ഡാറ്റാബേസുകളിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുക.