നിങ്ങളുടെ ഹോം ഓഫീസിനെ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനിടയ്ക്ക് (അല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ വീടിന് വേണ്ടി) കബളിപ്പിക്കൽ രേഖകൾ ഡിജിറ്റൽവത്കരിക്കുന്നത് വലിയ സഹായം ആയിരിക്കാനുള്ള ധാരാളം നല്ല കാരണങ്ങളുണ്ട്. ഒന്നാമതായി, നിങ്ങൾക്ക് അധിക പേപ്പർ ഒഴിവാക്കാനാകും, അത് ഡവലപ്പർമാർക്കും ഫയലുകളിലേക്കും ഇഴപിരിഞ്ഞ് അല്ലെങ്കിൽ വിലപ്പെട്ട ഡെസ്ക് സ്ഥലം എടുക്കുന്നു.
ഒപ്റ്റിക് ക്യാരക്ടർ റെക്കഗ്നൈസേഷൻ (ഒസിആർ) സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിച്ച് സാധാരണയായി പ്രിന്ററിനൊപ്പം വരുന്ന ഡിജിറ്റൽ ഫയലുകൾ (പോലും PDF- കൾ) തിരയാവുന്ന ഫയലുകളായി പരിവർത്തനം ചെയ്യാനാകും. (HP വളരെ ലളിതമായ ഒരു വീഡിയോ ആണ്. ഇത് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നത് OCR എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നും അത് നിങ്ങളുടെ ജീവിതം ലളിതമാക്കുക).
നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ ഏതെങ്കിലും റൂട്ട് ഏറ്റെടുക്കുന്നില്ല എന്നത് മാത്രമല്ല, ഇത് കടലാസിൽ തന്നെ കണ്ടെത്തുന്നതിനേക്കാളും വളരെ എളുപ്പമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ഇഷ്ടമുള്ള ഡിജിറ്റൽ ഫയലുകൾ സിഡി അല്ലെങ്കിൽ ഡിവിഡിയിൽ ഒരു ഫ്ലാഷ് ഡ്രൈവ്, ഓൺലൈൻ സംഭരണ സൗകര്യത്തിൽ അല്ലെങ്കിൽ മുകളിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്നതെല്ലാം സംരക്ഷിക്കാൻ കഴിയും. അതുകൊണ്ട് നിങ്ങൾക്ക് എന്തെങ്കിലും ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ അത് നിങ്ങളുടെ കൈകളിലേക്ക് ലഭിക്കും.
നിങ്ങൾ ഹോം ഫയലുകൾ ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യുന്നതു മുതൽ, നിങ്ങളുടെ ജീവിതത്തെ ലളിതമാക്കുന്ന ഒരു സംഘടിത കൂട്ടം ഫയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഉചിതമായ സമയമാണിത്. നിങ്ങൾക്കാവശ്യമുള്ള അധ്വാനത്തിന്റെ വിഭാഗങ്ങളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുകയും ഓരോന്നിനും ഒരു ഫോൾഡർ സജ്ജമാക്കുകയും ചെയ്യുക. ഒരു ഫോൾഡറിൽ ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് രസീതുകൾ; കാർ ഇൻഷുറൻസ് പേപ്പർ മന്ത്രാലയം ഫോൺ ബില്ലുകൾ, പലചരക്ക് രസീതുകൾ, ഹോം റിപ്പയർ ബില്ലുകൾ തുടങ്ങിയവയ്ക്കായി പ്രത്യേക ഫോൾഡറുകളും നൽകാം. ഓരോ ഫോൾഡറിലും ഓരോ വർഷവും (അല്ലെങ്കിൽ മാസം) സബ്ഫോൾഡർ ഉണ്ടാക്കുക. ഒരു സംഘടിത സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്, കൂടാതെ പുതിയ ഫയൽ രചയിതാവിനെ ചേർത്ത് ഓരോ തവണയും പുതിയ റെസിപ്റ്റ് സ്കാൻ ചെയ്യുമ്പോൾ ഓരോ തവണയും സിസ്റ്റം പുനർക്രമീകരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നതിനേക്കാൾ നിങ്ങൾ ശരിയായ ഫയൽ ചേർക്കുക.
OCR സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സ്കാനറോ പ്രിന്റർ വരുന്നോ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക (ABBYY FineReader സോഫ്റ്റ്വെയർ പാക്കേജിൽ നിരവധി പ്രിന്ററുകളേയും സ്കാനറുകളേയും ഞാൻ പരിശോധനയ്ക്ക് വിധേയമാക്കുന്നു). നിങ്ങൾക്ക് വല്ലതും കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ പരിഭ്രാന്തരാകരുത്. നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഇതിനകം തന്നെ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്തിരിക്കുന്ന ചില ഒ.സൃ.ആർ. സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങൾക്ക് ഇതിനകം തന്നെ വിൻഡോസ് ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ നല്ലൊരു സാധ്യതയുണ്ട്. ആധുനിക ഓആർസി സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളുടെ കൈവശമുള്ള എഡിറ്റബിൾ ഡോക്യുമെന്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ സ്കാനറുമൊത്ത് ആ സോഫ്റ്റ്വെയർ കണ്ടെത്താനും ഉപയോഗിക്കും.
തീർച്ചയായും, അത് മറ്റൊരു സുപ്രധാന കാര്യം അവതരിപ്പിക്കുന്നു: നിങ്ങൾ ഈ ജോലി ചെയ്യാൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ കുറഞ്ഞത് ഒരു ഡോക്യുമെന്ററി സ്കാനറോ ഉണ്ടായിരിക്കണം. അതിന് ചെലവേറിയതോ ഫാൻസിയോ ആവശ്യമില്ല. നിങ്ങൾക്ക് ഒരെണ്ണം ഇല്ലെങ്കിൽ, ഒരെണ്ണം നോക്കി നോക്കുക. മികച്ച ചിലവയ്ക്കായി ഫോട്ടോ സ്കാനറുകളും പ്രമാണ സ്കാനറുകളും ഈ അവലോകനം ആരംഭിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രത്യേക സ്കാനർ ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, വിലകുറഞ്ഞ ഇൻ-ഇൻ-വൺ പ്രിന്റർ ജോലിയും നന്നായി ചെയ്യും.
ഇവിടെ ഹാർഡ് ഭാഗം. സിസ്റ്റം സജ്ജീകരണം ലഭിക്കുന്നത് വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള കാര്യമല്ല. നിങ്ങളുടെ കയ്യെഴുത്തുപ്രതി സ്കാൻ ചെയ്യുന്നത് പോലും വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള കാര്യമല്ല. നിങ്ങൾക്ക് പുതിയ രസീതുകൾ അല്ലെങ്കിൽ രേഖകൾ ലഭിക്കുമ്പോൾ ഓരോ തവണയും യാന്ത്രികമായി ഇത് ചെയ്യുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക. അല്ലാത്തപക്ഷം, പത്രങ്ങൾ വീണ്ടും കുതിർക്കാൻ തുടങ്ങും, നിങ്ങളുടെ സമയം പാഴാക്കുന്നുവെന്നതുപോലെ നിങ്ങൾക്കറിയാം. അതിനാൽ അത് തുടരുക!